In jedem Unternehmen, egal, wie viele Mitarbeiter es beschäftigt, müssen täglich viele kleinteilige Prozesse verwaltet werden. Von der Erfassung der Arbeitszeit über die Aufgabenverteilung innerhalb eines Projekts bis zur Verwaltung von Zugängen zu gesicherten Bereichen ist der Aufwand vielseitig und komplex.
Darum gibt es für diese Aufgaben passende Software, die das Workforce-Management vereinfacht. Sie erleichtern Unternehmen in allen Größen und Branchen die tägliche Verwaltung. Die Software ist flexibel einsetzbar, denn sie läuft auf fast allen gängigen Betriebssystemen. Die Nutzung ist sowohl über lokale Installation, in der Cloud als Browseranwendung oder als Mischform möglich. So findet jeder die richtige Variante für sich.
In diesem Artikel werden die verschiedenen Lösungen und ihre Anwendung vorgestellt.
Zeiterfassung bei der Arbeit – auf PC, Handy und Tablet
Unternehmen sind inzwischen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Viele hatten das auch vorher schon getan, denn diese Daten enthalten wertvolle Erkenntnisse für die Optimierung des Arbeitsprozesses. Mit All Hours aus dem Hause Spica International ist diese Aufgabe zum Beispiel ganz einfach.
Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit und ihre Pausen einheitlich dokumentieren. Über die Software lassen sich auch Urlaub sowie Krankmeldungen aufzeichnen. Dank des Systems bleibt dabei alles übersichtlich und papierlos, sodass nichts verloren geht. Die gesammelten Daten können später für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.
Die digitale Zeiterfassung erleichtert den Prozess sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter, weil so alles transparent und einheitlich erledigt wird.
Projektmanagement effizient organisieren
Die Leitung von Projekten ist ebenfalls ein umfangreiches Aufgabenfeld. Von der Planungsphase bis zur erfolgreichen Umsetzung ist klare Kommunikation und regelmäßige Optimierung der Arbeitsweise nötig. Der Zeitaufwand und die Verteilung der Arbeitskräfte müssen optimal durchdacht sein.
Für die Koordination von Projekten gibt es die Software My Hours. Dort sind alle Mitglieder eines Teams vernetzt, können ihre Leistung erfassen und erhalten immer die neuesten Informationen. Die Software dokumentiert den Fortschritt und den Zeitaufwand der einzelnen Mitarbeiter – so kann man die Planung zielgerichtet an den Aufwand anpassen.
Diese Möglichkeiten zur Optimierung lassen sich auf die finanzielle Seite des Projekts übertragen. Man kann Mittel zuweisen und eine Übersicht der Ausgaben erstellen. Die Einstellungsmöglichkeiten lassen sich auf die Größe und die Dauer jedes Projekts anpassen.
Zugangskontrolle flexibel und digital mit Door Cloud verwalten
Damit die betriebliche Sicherheit gewährleistet ist, müssen Unternehmen streng kontrollieren, wer das Gelände und die Räumlichkeiten betreten darf. Unbefugte dürfen sich keinen Zutritt verschaffen oder versehentlich in gesicherte Bereiche gelangen. Für die Zugangskontrolle benötigt man aber keine Schlüssel oder Magnetkarten mehr. Stattdessen gibt es mit Door Cloud eine smarte, digitale Lösung.
Über die Software kann man ein Handy mit einer Zutrittsberechtigung ausstatten. Das funktioniert für Mitarbeiter, Gäste oder Dienstleister. Auf diese Weise können nur berechtigte Personen bestimmte Gebäude oder Abteilungen betreten. Door Cloud kontrolliert das elektronische Türsystem, Verantwortliche können Berechtigungen flexibel erteilen und widerrufen. So ist das Sicherheitssystem immer auf dem neuesten Stand. Unternehmen sparen sich dabei viel Aufwand im Vergleich zu herkömmlichen Zutrittsberechtigungen.
Vielseitiges Workforce-Management mit Time&Space – passend für jedes Unternehmen
Ob Ein-Personen-Firma, kleiner Familienbetrieb oder große Unternehmen, gewisse Aufgabenbereiche gibt es überall. Allerdings unterscheidet sich das Ausmaß des Verwaltungsaufwandes. Je nachdem, bei welchen Aufgaben man Unterstützung benötigt, kann man die verschiedenen Softwares von Spica International individuell nutzen. Das gelingt über das modulare Time&Space-System. Man kann einzelne Module nutzen und es nachträglich um andere erweitern, wenn man sie benötigt.
Diese Softwarelösung bietet alle Funktionen aus einer Hand. So kann man zentral und unkompliziert die Arbeitszeit erfassen, das Projektmanagement optimieren und für eine sichere Zugangskontrolle sorgen. Die Software lässt sich für jede Unternehmensgröße skalieren und ist flexibel einsetzbar.